התחברות



ניהול זמן - בדרך לצמצום הדחיינות

 

בשבוע שעבר יצרנו מסגרת פעולה על ידי "שיטות תכנון התכנון",
כשמסגרת הפעולה ודברים שצריכים להיעשות מוגדרים, מתוכננים ותחת שליטה,
אני מאמינה שחלק גדול מהלחץ יורד ורוב הפעולות נעשות בקלות רבה יותר.
ועכשיו איך לוקחים את מסגרת הפעולה ומוציאים אותה לפועל?

 

 

 

  הצעד הראשון הוא ניהול הזמן, ולכן הכנתי עבורך כמה עקרונות פעולה:

 

1. ניהול יומן (עדיף אלקטרוני, הידני לא מתזכר אותך). נשמע כמעט מובן מאליו, אך מסתבר כי אנשים נמנעים מלנצל את הטכנולוגיה הזמינה ונצמדים להרגלים ישנים, היום רובנו עובדים מול מחשב ולכל מקום הטלפון הנייד הולך אתך. בטלפון קל מאד להגדיר את היומנים של גוגל. חשוב להכניס ליומן את כלל הפעילויות שלנו ולא להתייחס אל היומן כאל יומן פגישות בלבד. לנסות להעריך את הזמן שלוקחת לנו העבודה העצמאית ולפנות לה מקום ביומן. מהיום שבו יצאתי לעצמאות, אני מנהלת יומן פגישות ועשיה והיומן מנהל לי את היום. אני קובעת את הדברים ביומן ולכן אני גם יכולה להזיז אותם, אבל היומן נותן לי מסגרת עבודה וסדר.

 

2. קביעת מסגרת קבועה לעבודה. אני בעד לבנות סדר יום קבוע, אני ממליצה ללקוחותיי לקבוע מספר דברים קבועים ביומן: שעת הפסקת צהרים, שעת תחילת עבודה, כאשר מחליטים שאת הקפה, הפייסבוק, שוטטות וכו' עושים לפני השעה שהחלטת לתחילת העבודה. חצי שעה בבוקר למענה למיילים וטלפונים, חצי שעה באמצע היום, בדרך כלל אחרי ארוחת צהרים, ומעבר חטוף בסוף היום למענה דחוף. המיידיות בה נותנים מענה למייל היא מחד חשובה ללקוחותינו אך מאידך מסיטה את תשומת הלב ואינה מאפשרת מיקוד והתקדמות במטלות השוטפות. ה"חוזה" אל מול הלקוחות צריך להיות מענה למייל תוך זמן מסוים, יחסית מהיר, אך לא מיידי.

 

3. רישום כלל המשימות ברשימה. הרשימה יכולה להיות ידנית, או אלקטרונית. אם היא אלקטרונית אציע שתהיה בטבלה או באקסל בו התאריך שבה המטלה נוספה, מקבל עמודה למעקב. אם הרשימה ידנית מומלץ לעקוב אחריה - כלומר מקום אחד קבוע לרשום בו את הדברים שיש לעשות, מציעה מחברת ובראש כל עמוד תאריך שבו רשמתי את המשימות ומחיקה בקו את מה שבוצע.

 

4. קביעת זמן אחת לשבוע לתכנון שבועי בו נכניס את כל המשימות ליומן ונסדר אותו. אחרי שיש רשימת דברים לעשות להכניס אותם ליומן ולתת להם זמן לביצוע שיהיה הגיוני ויאפשר רצף עשיה. אם הזמן שהקצנו לא הספיק ויש ביומן מטלה נוספת לעשות עלינו לבצע החלטה האם להזיז את המטלה הבאה או לקבוע זמן אחר להמשך המטלה הזו. כל דבר שהוקצה לו זמן, בין אם הדברים הקבועים ובין אם המשימות לעשייה, אם לא הסתיימו, ממליצה להזיז לזמן הפנוי הבא. אפשרות קיימת היא לתכנן זמן "באפר" – שבו אפשר יהיה לסיים את המטלות שהזמן לא הספיק להן.

 

5. ביטול הספונטניות. כלל הפגישות ההזמנות צריכות להופיע כזמן ביומן. התכנון והקצאת הזמן למשימה הם קריטיים לעמידה בכלל המטלות. לעיתים קרובות, היכולת לתכנן את הזמן נותנת תחושה מטעה לנו ולסביבה כאילו, יש לנו את "כל הזמן שבעולם". חברים ומשפחה מתבלבלים: העובדה שעובדים מהבית או באופן עצמאי, לא אומרת שכל הזמן פנוי לגחמותיהם. הזמן הוא זמן עבודה גם אם הוא מהמחשב בסלון. מי שרוצה לפגוש אותי במשך יום עבודה מתבקש לקבוע פגישה. חברים מומלץ לפגוש רק אחרי שעות העבודה, אם הייתם שכירים הם לא היו מניחים שכל היום לרשותכם להסתובב.

 

למרות כל מה שאמרתי, ואולי בגלל, אני רוצה להזכיר לכם את הסיפור על מערכת הציונים ששלטה בעולם האקדמי עד לפני 40 שנה, אז אמרו 100% אלוהים (אני מחליפה ברובוט), 90% המנהל, 80% המורה והתלמיד המצטיין יקבל 70%.
בקיצור אם תגיעו לעמידה בניהול הזמן שקבעתם למעלה מ- 70% אז מצבכם הוא טוב. כי תמיד יהיו עוד דברים שלא צפיתם. אז לקחת דברים בפרופורציה, כי גם עם כל הכוונות הטובות עוד לא פגשתי אף אחד שמצליח לעשות כל מה שתכנן.
שבוע טוב, בשבוע הבא נעסוק בהתמודדות עם דחיינות.

 

רוני נוי

 

סדר לעסקים

 

052-2447153

 

http://www.bizorder4u.co.il/

 

http://www.facebook.com/BizOrder