התחברות



שיטות תכנון התכנון

לתכנן את התכנון
כשניגשים לעבודה הן עבודה מוזמנת והן עבודת הגשה עשויה להיווצר תחושת הצפה שנובעת מריבוי המשימות והצרכים של פרוייקט.
על מנת לעזור למתכנן לעבוד באופן שיאפשר שליטה על פרויקט-התכנון הכנתי רשימה של חמישה שלבי עבודה לפני התחלת התכנון עצמו.
עיצוב ותכנון של כל פרויקט הוא שונה, לכל הזמנת עבודה יש את הדרישות והמאפיינים השונים.

ולמרות זאת ניתן לאפיין קווים מנחים. במאמר הזה אנסה לעזור לך לתכנן את העבודה באופן שיקל עליך את ההתארגנות,
ויביא לתוצרים טובים יותר בזמן קצר יותר ובמאמץ ממוקד.


 

 

1. הסתכלות על התמונה הכוללת - הגדרת הדרישות. 
לפני תחילת התכנון אמליץ לעשות רשימה מפורטת ככל הניתן, הכוללת את הדרישות לצורך ההגשה כלומר מה התוצאות של התכנון, מה צריך להיות המפרט של ההגשה הסופית. לדוגמה: תוכנית להגשה ללקוח, תחילת ביצוע או הפעלת בעלי מקצוע.

2. הגדרת שלבי העבודה מראש - רישום כל הדברים שצריכים להיעשות במסגרת התכנון, כל הרישומים השונים, כל בדיקות הרעיונות והחומרים וכן הלאה, עד לפרט הקטן ביותר. את הפעולות יש לסדר לפי תהליך העבודה כאשר אם יש פעולות תלויות הן צריכות להיות מצוינות ככאלה. אני ממליצה להכין את המידע בטבלה.
יש להפריד פעולות שניתן לעשות עצמאית וגם אותן לסמן בסימון שונה.
כלומר: כדי לתכנן מטבח אני יודעת שאני צריכה רקע להתחיל לעבוד, ואז להכין מספר חלופות לתכנון כללי, לאחר אישורו על ידי הלקוח.
בשלב הבא יש להכין את התכנון מערכות תשתית והאינטגרציה ביניהן.
במקביל נדרשת התייעצות עם בעלי מקצוע. וכן לבחור חומרי גמר, ויתר הפעולות להשלמת התכנון.

3. קביעת זמן עבודה לכל שלב. לאחר שהגדרתי את כל הפעולות שצריכות להיעשות, יש לרשום בטור נוסף את הזמן שאצטרך להקדיש לכל אחד מהם בשעות עבודה.
הערכת הזמן הנדרש לכל מטלה היא אחת המשימות הקשות בתכנון ואכן מניסיוני קשה להגדיר זאת מראש.
אבל, פעולה זאת ושמירה קפדנית על לוח הזמנים, יקלו עליך באופן משמעותי, יעזרו לך להעריך את המשך הזמן הנדרש, ובסופו של דבר לשחרר את העבודה.

4. תכנון תאריכים מהסוף להתחלה ורישומם ביומן.
עכשיו, לאחר שהגדרת אילו משימות יש לבצע כדי לסיים את הפרויקט יש לתזמן ולתזמר אותו.
ללכת לרשימה מהסוף להתחלה ולרשום תאריכים: תאריך הגשה, מועד תחילת התיקונים והשיפוצים בסוף התהליך – (תקופה המתאפיינת דווקא במרדף אחרי הזנב להכין את ההגשה) וקודם לכן קביעת פרק הזמן לאינטגרציה בין החלקים השונים של הפרויקט. כך אנו יודעים מראש את הזמן שנותר לנו בפועל להקדיש לתכנון עצמו.
כעת יש להעתיק כל אחד מתאריכי היעד שקבעתי ליומן והקצאת זמן עבודה בכל יום.

5. שחרור וסליחה, כמעט בכל עבודה, עלולים להיות דברים בלתי מושלמים. הן בגלל שאיפה לשלמות והן בגלל מורכבות הפרויקט וגורמים בלתי צפויים.
חשוב לזכור שגם אם נגיש תכניות מושלמות בהמשך יהיו דברים שיצריכו תיקונים ויצוצו עוד הפתעות (שאלתי מתכננת ותיקה אמרה שעוד לא קרה לה שאחרי הדפסה לא היו לה תיקונים). לכן אמליץ בחום לדבוק בתוכנית זמנים ולא לעבור אותה מעל 10% בחריגה בזמנים.
קביעת השלב בו משחררים הוא קריטי: החלטנו על שחרור וזה הזמן לסלוח ולומר "עשיתי כמיטב יכולתי, מעכשיו כל דבר ייפתר בביצוע". כל השאר זה תיקונים מקומיים. גם לבעל המקצוע בביצוע תהיינה הערות חשובות ולמזמין תהיינה עוד הערות ולכן עשיתי את המקסימום והגשתי את הטוב ביותר במסגרת הזמן הנתון. ומאחר ותכנון יכול להימשך לנצח אני משחרר וסולח לעצמי על הדברים שאני יכול עוד לתקן.

לסיכום, חמשת השלבים הם כלי חזק מאד לתכנון שבא להקל על כל תהליך העבודה. כשמקבלים פרויקט חדש ושופעים רעיונות לביצוע הנטיה תהיה לרוץ ולהתחיל את התהליך היצירתי. אני ממליצה, לרשום או לשרטט את הרעיונות האלה וברוח חדוות היצירה במחברת הסקיצות בלי פרטים.
ואז כשאנו עדיין בהתלהבות לשבת ולתכנן את התהליך של העבודה. ידיעת התוכנית תאפשר לך לעצור כאשר עומס המשימות והתסכולים ייגברו, במקום שבעבר הם הציפו אותך, כל מה שיהיה צריך זה להוציא את התוכנית ולהעזר בה. בכל שלב ניתן לעצור, לעדכן את תוכנית העבודה וכאשר מרוב משימות לא יודעים מה לעשות התוכנית תהיה מורה הדרך ומפת ההתמצאות.

אם המאמר עזר לך אז אני שמחה, אבל גם אני התבקשתי לעמוד בזמנים ואם היה לי עוד זמן לתקן ולשפץ אני בטוחה שהייתי מדייקת את העצות ומנסחת אותן טוב יותר.
בכל תהליך יצירה גם אם הוא תכנון, עיצוב או כתיבת מאמר מגיע הרגע בו אנו נאלצים לשחרר ולהתקדם לעבודה הבאה.
אז אם יש לך הערות - אשמח לשמוע ולשפר את עצותיי עוד יותר :-)
 



רוני נוי

סדר לעסקים

052-2447153

http://www.bizorder4u.co.il/

http://www.facebook.com/BizOrder